Secretarios

• O Perfil do Secretário
O Secretário documenta as atividades do clube, providencia documentos e fichas, atualiza os associados a respeito de eventos, dentre outros. Portanto, o cargo exige alguém organizado, atento a detalhes e bom comunicador, pois será responsável pela promoção do clube junto aos patrocinadores, possíveis novos sócios e outros clubes. O Secretário é além disso, responsável pelo contato com o público, pelo arquivo de toda documentação e pelas atas das reuniões ordinárias, extraordinárias e de conselho. Sua principal atribuição como secretário é ajudar o clube a funcionar da maneira mais eficaz possível.

• Responsabilidades do Secretário
Dentre as principais responsabilidades do secretário estão:

- Elaborar as atas de todas as reuniões ordinárias, extraordinárias e de Conselho Diretor;

- Organizar as fichas individuais de cada sócio;

- Controle de entrada e saída de correspondências;

- Livro de frequência; - Admissão e baixa de associados;

- Escrever e responder prontamente correspondências dos outros clubes;

- Zelar pelo material do clube; - Enviar atas, listas de presença, atualização da nominata do clube (caso haja admissão ou baixa de associados) e todos os demais documentos requisitados à Secretaria Distrital até o último dia de cada mês.

- Cumprir com suas atribuições perante Rotary Patrocinador e RI. Executar todas as tarefas inerentes ao cargo de secretário.

• Histórico de Clube
O secretário é o responsável por toda esta documentação do clube. Se os registros entregues por seu antecessor não estiverem completos, é sua incumbência providenciar o que estiver faltando. Ao fim de cada Ano Rotário, todo o material da gestão deve ser reunido, organizado e arquivado de forma a construir da história do clube. O secretário que tem a custódia das informações históricas sobre o clube e o Interact, as quais incluem:

- Carta Constitutiva do clube e lista de associados fundadores;

- Estatutos e regimento interno do clube com as devidas emendas;

- Atas das reuniões do clube;
- Listas de presença de cada reunião de seu clube;
- Recortes de jornal, fotos, slides, etc., sobre o clube e suas atividades.